Wsparcie w postępowaniach wyjaśniających
Procedury na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych obejmują następujące elementy:
- procedury mające zastosowanie w przypadku zgłaszania naruszeń, w tym informacje o tym, jaki może być wymagany przez właściwy organ sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji, informacje o terminach na przekazanie informacji zwrotnych oraz o rodzaju i zawartości takich informacji;
- przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art. 17 niniejszej dyrektywy, art. 5 i 13 rozporządzenia (UE) 2016/679, art. 13 dyrektywy (UE) 2016/680 i art. 15 rozporządzenia (UE) 2018/1725 – w zależności od przypadku;
- wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, przy czym może to być ta sama osoba lub ten sam wydział, które przyjmują zgłoszenia, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne;
- podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział;
- podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych, jeżeli prawo krajowe przewiduje takie działania, w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych.
Przeprowadzenie postępowań wyjaśniających w związku z otrzymanymi zgłoszeniami to wyzwanie, któremu może nie sprostać każda organizacja. Konieczność posiadania konkretnych kompetencji, z pogranicza audytu, postępowań dyscyplinarnych oraz kwestii odpowiedzialności karnej może skłaniać do poszukiwania wsparcia zewnętrznego. Nasi doświadczeni eksperci zapewnią właściwą procedurę oraz zgodne z wymogami wyjaśnienie zgłoszeń.
Zapewnimy wsparcie z relacjach z instytucjami zewnętrznymi, które, zgodnie z Dyrektywą, mogą wyjaśniać poprawność przeprowadzonego postępowania.