Wdrożenie systemu obsługi zgłoszeń w jednostce
Procedury na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych obejmują następujące elementy:
- kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu;
- potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania;
- wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, przy czym może to być ta sama osoba lub ten sam wydział, które przyjmują zgłoszenia, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne;
- podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział, o których mowa w lit. c);
- podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych, jeżeli prawo krajowe przewiduje takie działania, w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych;
- rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub, w przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia, trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia;
- zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów zgodnie z art. 10 oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii.
Poprowadzimy organizacje przez proces zapewnienia zgodności z Ustawą oraz Dyrektywą – opracowanie procedur wewnętrznych, komunikację z pracowniami i podmiotami zewnętrznymi pozostaw nam. Zapewnimy wdrożenie, w tym szkolenie całego personelu – włącznie ze szkoleniami przypominającymi oraz dla nowoprzyjętych pracowników. Przeprowadzamy przeglądy procedur oraz dokonamy ich ewaluacji.
Wyjaśnimy jak zapewnić poufność sygnalisty oraz chronić prawa osoby, której dotyczy zgłoszenie.